Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 05-01-2026

1. Definities

• Dienst: de NexReply software en alle aanverwante diensten (waaronder koppelingen, API’s en support).
• Klant: de partij die de Dienst afneemt.
• Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die de Dienst namens Klant gebruikt.
• Klantdata: alle data die Klant of Gebruiker aanlevert, waaronder e-mails, order- en verzendgegevens.
• Output: resultaten die de Dienst genereert op basis van Klantdata (zoals AI-antwoorden, rapportages).
• Abonnement: het gekozen pakket met looptijd, functies en tarieven.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, overeenkomst en gebruik van de Dienst. Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.

3. Accounts en beveiliging

• Klant moet bij registratie juiste en volledige informatie verstrekken en deze actueel houden.
• Inloggegevens zijn strikt persoonlijk. Klant is verantwoordelijk voor alle activiteiten onder het account.
• Onbevoegd gebruik of veiligheidsincidenten moeten direct aan NexReply gemeld worden.

4. Gebruik en verboden gebruik

• De Dienst mag alleen worden gebruikt voor rechtmatige doeleinden.
• Het is verboden de Dienst te gebruiken voor: verspreiding van schadelijke code, pogingen tot hacken, of activiteiten die toepasselijke wetgeving schenden.
• NexReply mag misbruik onderzoeken en de toegang beperken of beëindigen.

5. Abonnementen en betaling

• Tarieven zijn afhankelijk van het gekozen pakket, exclusief btw, en worden vooraf gefactureerd.
• Betaling dient te gebeuren binnen de opgegeven termijn. Niet-tijdige betaling kan leiden tot opschorting van de Dienst.
• Abonnementen lopen door totdat ze worden opgezegd. Zonder opzegging kan een abonnement automatisch verlengd worden.
• Betaalde vergoedingen zijn niet restitueerbaar, tenzij wettelijk verplicht.

6. Beschikbaarheid & support

NexReply spant zich in voor een hoge beschikbaarheid en tijdige support. Gepland onderhoud wordt, waar mogelijk, vooraf aangekondigd. Absolute ononderbroken beschikbaarheid wordt niet gegarandeerd.

7. Gegevensverwerking en privacy

NexReply verwerkt persoonsgegevens als verwerker in de zin van de AVG. De verwerkersovereenkomst (DPA) maakt onderdeel uit van de samenwerking. Klant staat ervoor in dat hij gerechtigd is de aangeleverde persoonsgegevens te verwerken en door te geven.

8. Intellectueel eigendom

• Alle rechten op de Dienst en achterliggende software berusten bij NexReply.
• Klant behoudt alle rechten op eigen Klantdata.
• Klant verleent NexReply een beperkt, niet-exclusief recht om Klantdata te gebruiken voor het leveren, beveiligen, onderhouden en optimaliseren van de Dienst.
• Feedback of suggesties mogen door NexReply vrij gebruikt worden.

9. Vertrouwelijkheid

Partijen zullen vertrouwelijke informatie niet openbaar maken of gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de overeenkomst, behoudens wettelijke verplichtingen.

10. AI-disclaimer en gebruik van Output

De Output wordt gegenereerd op basis van door Klant aangeleverde data, instructies en (AI-)modellen. NexReply geeft geen garantie dat de Output juist, volledig, actueel of geschikt is voor een specifiek doel.

De Output vormt geen juridisch, financieel, medisch of ander professioneel advies. NexReply biedt functionaliteit voor zowel handmatige, semi-automatische als volledig geautomatiseerde verwerking en verzending van Output.

De keuze voor de mate van automatisering, waaronder het volledig automatisch verzenden van Output zonder voorafgaande menselijke controle, ligt volledig bij Klant. Klant blijft verantwoordelijk voor de inrichting, configuratie en het gebruik van de Dienst, alsmede voor de gevolgen van beslissingen die (mede) zijn gebaseerd op de Output.

NexReply is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de Output door Klant of derden, ongeacht de mate van automatisering.

11. Aansprakelijkheid

De Dienst wordt geleverd “as is” en “as available”. NexReply is niet aansprakelijk voor het tijdelijk niet beschikbaar zijn van de Dienst of voor storingen, fouten of onjuistheden in de Dienst.

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van NexReply beperkt tot het bedrag dat Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan NexReply heeft betaald.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data, reputatieschade of bedrijfsstilstand, is uitgesloten, behoudens in geval van opzet, bewuste roekeloosheid of dwingend recht.

12. Vrijwaring

Klant vrijwaart NexReply tegen alle aanspraken van derden, waaronder begrepen betrokkenen en toezichthouders, die voortvloeien uit of verband houden met:

• (a) onrechtmatig of onbevoegd gebruik van de Dienst;
• (b) onjuiste, onvolledige of onrechtmatige Klantdata;
• (c) het ontbreken van een geldige rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens;
• (d) schending van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder privacywetgeving, door Klant.

Onder deze vrijwaring vallen tevens opgelegde boetes, sancties, schadevergoedingen en claims van betrokkenen of toezichthouders, voor zover wettelijk toegestaan.

13. Duur en beëindiging

• Klant kan een abonnement maandelijks opzeggen tenzij anders overeengekomen.
• NexReply kan de overeenkomst beëindigen of opschorten bij wanbetaling, misbruik of andere ernstige schendingen.
• Na beëindiging vervalt het gebruiksrecht. Klant kan data exporteren zolang het abonnement actief is; daarna kan data worden verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplicht geldt.
• Bewaartermijnen volgen het privacybeleid en/of de DPA (standaard 90 dagen, tenzij anders overeengekomen).

14. Toepasselijk recht en forum

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland (locatie Arnhem of Amsterdam).

15. Wijzigingen

NexReply kan deze voorwaarden wijzigen. Bij ingrijpende wijzigingen wordt dit duidelijk gecommuniceerd. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

16. Overige bepalingen

• Deze voorwaarden vormen samen met het abonnement en de Privacy Policy de volledige overeenkomst.
• Indien een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen van kracht.
• Rechten kunnen alleen met schriftelijke toestemming van NexReply worden overgedragen. NexReply mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een derde partij.

17. Overmacht

NexReply is niet aansprakelijk voor tekortkomingen als gevolg van overmacht, waaronder begrepen storingen in internet, hosting, cloudproviders, elektriciteit, derde partijen of overheidsmaatregelen.

18. Wijzigingen aan de Dienst

NexReply mag de Dienst wijzigen, verbeteren of onderdelen verwijderen, mits dit de kernfunctionaliteit niet wezenlijk aantast.